Uncategorized

Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

By January 13, 2021No Comments
blank
Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

Quản lý Trung tâm Anh ngữ luôn phải đối mặt với vấn đề tài chính mỗi ngày. Nguyên nhân có thể phát sinh từ việc quản lý tài chính thu chi chưa được tốt của chính chủ trung tâm Anh ngữ. Mặt khác cũng gây ra từ việc phân bổ dòng tiền không hiệu quả.

Việc phân tán nguồn lực khiến trung tâm Anh ngữ không còn ngân sách cho những việc quan trọng như Marketing & Sales – những công việc hiệu quả nhất đem lại doanh thu và học viên cho trung tâm Anh ngữ.

Vậy bằng cách nào các quản lý trung tâm Anh ngữ xác định được trọng tâm và những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả đồng thời tiết kiệm những món tiền không cần chi cho trung tâm Anh ngữ?

Quản lý Trung tâm Anh ngữ – Cơ cấu tài chính trong trung tâm đào tạo ngoại ngữ

Cũng như tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm rõ chính xác dòng tiền trong trung tâm là điều cực kỳ quan trọng. Dòng tiền chính phản ánh sức khỏe và độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, chia ra 2 luồng chính: Thu và Chi.

Khoản THU bao gồm tất cả khoản mang lại tiền cho trung tâm Anh ngữ từ hoạt động kinh doanh: Ở đây có thể là Học phí học viên, Hoa hồng, Tiền bán tài liệu, giáo trình, Quỹ học tập, Hoa hồng giới thiệu nhân sự,,..

Khoản CHI chính là các chi phí phải chi ra của trung tâm Anh ngữ. Có thể chia ra 3 nhóm chi phí chính:
– Chi phí bán hàng (marketing & sales);
– Chi phí quản lý – vận hành trung tâm Anh ngữ;
– Chi phát sinh phí khác…

blank
Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

Ví dụ về cơ cấu thu chi trung tâm Anh ngữ

Thực trạng tại các trung tâm Anh ngữ hiện nay hầu như việc quản lý tài chính chưa hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Một số nơi, chủ trung tâm Anh ngữ tự quản lý thu chi, hoặc giao cho người tin cẩn nắm vai trò kế toán kiểm soát công việc này.

Vấn đề chính đó là việc quản lý theo hình thức “sổ chợ – sổ cái” rất dễ phát sinh vô vàn các vấn đề sai sót tiền nong ngoài dự tính. Ngoài ra, việc ghi chép sổ thu chi khiến không kiểm soát được ở mức độ bao quát toàn bộ dòng tiền nhiều khi khiến thâm hụt, thấu chi…

Quản lý Trung tâm Anh ngữ – Xác định cần đầu tư vào đâu – cắt giảm khoản nào?

Quản lý Trung tâm Anh ngữ – #1 – Đầu tư tập trung

Có 2 khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm Anh ngữ là Marketing – Sales và Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo.

Bản chất đây cũng là hai khoản chi ra trong doanh nghiệp, đầu tư và chi phí chỉ khác nhau ở kết quả đem lại của hoạt động đó. Ở quy mô trung tâm Anh ngữ nhỏ, hãy cố gắng cắt giảm những chi phí không cần thiết, dồn tiền vào hoạt động trực tiếp tạo ra kết quả dòng doanh thu cho trung tâm Anh ngữ.

Marketing giúp thương hiệu được nhiều người biết đến, học viên tìm hiểu về trung tâm Anh ngữ nhiều hơn, mở rộng độ phủ thị trường… Một vài hoạt động marketing có thể giúp trung tâm Anh ngữ tăng học viên và tăng giá trị khóa học có thể làm ngay.

Đầu tư để tăng chất lượng dịch vụ đào tạo như: đầu tư trang thiết bị giúp học sinh học tập dễ dàng hơn, tu sửa cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê giáo viên giỏi về đứng lớp, mở thêm các khóa học / lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho nhiều nhóm khách hàng,.v..v…

Chất lượng đào tạo luôn là yếu tố cần đầu tư nhiều nhất bởi đây chính là lý do quan trọng nhất khiến học viên và phụ huynh đặt niềm tin và đưa con em tới học. Chất lượng giảng dạy tăng, khóa học chất lượng và giáo viên chuyên môn cao sẽ đem đến sự an tâm rất lớn cho khách hàng.

blank
Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

Quản lý Trung tâm Anh ngữ – #2 – Chi phí cần cắt giảm

Việc làm đầu tiên các chủ trung tâm Anh ngữ cần kiểm tra lại tất cả khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Đánh dấu lại những khoản chi không thực sự cần thiết. Kiên quyết loại bỏ nếu không cần thiết.

Chi phí nhân sự cũng là một khoản có thể đánh giá cắt giảm. Trong trường hợp trung tâm Anh ngữ đang thực sự gặp khó khăn tài chính thì việc cắt giảm là không thể tránh khỏi. Nhân sự cần được đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng và nhận lương thưởng xứng đáng. Tại Việt Nam, hầu hết trung tâm Anh ngữ phát triển yếu kém đều đang mắc phải vấn đề này: “Không đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự và chi phí “quá tay” vào việc trả lương nhân viên”. Vì thế đã lãng phí một khoản không nhỏ mà thực tế có thể đi đầu tư và phát triển tốt hơn.

Tối ưu chi phí vận hành – Giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh

Chủ trung tâm Anh ngữ cần xem xét và cân nhắc kỹ tất cả các khoản thu – chi của trung tâm Anh ngữ trước khi có quyết định và hành động cụ thể. Khi bắt đầu kế hoạch cân đối và quản lý tài chính, việc đầu tiên là cần theo dõi các khoản thu chi hàng tháng và xem hiệu quả của khoản tiền đó.

Bên cạnh theo dõi dòng tiền, quản lý trung tâm Anh ngữ cần đánh giá hiệu quả nhân sự rõ ràng hơn thông qua các chỉ số về kết quả công việc, KPI, OKRs, ROI,.. Có những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả đầu tư và tính phương án thay thế.

blank
Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

Hiện nay xu hướng ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý doanh nghiệp đang rất thịnh hành. Chuyển đổi số đang là một xu hướng tất yếu của xã hội. Các trung tâm Anh ngữ cũng không ngoại lệ. Ứng dụng phần mềm giúp trung tâm Anh ngữ tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý và vận hành.

Phần mềm quản lý mang lại sự chính xác và linh hoạt, 1-2 nhân viên có thể đảm trách và xử lý công việc bằng 5 người trước đây. Một số hệ thống các trung tâm Anh ngữ lớn đã ứng dụng Phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ C – Connect vào việc vận hành trung tâm Anh ngữ và đạt được nhiều kết quả rất tốt.

Phần mềm quản lý trung tâm Anh ngữ C – Connect được thiết kế dành riêng cho mô hình trung tâm Anh ngữ… có đầy đủ chức năng và module phù hợp với các trung tâm Anh ngữ. Giúp tiết kiệm và thay thế công việc của 3 – 4 nhân sự. Công việc được xử lý nhanh và chính xác hơn và cập nhật từng phút trên ứng dụng giúp chủ trung tâm Anh ngữ kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình.

Xem thêm: Quản lý trung tâm Anh ngữ – 3 bước tối ưu chi phí vận hành

Leave a Reply

Web-app programming
Mobile programming
Professional web design
Design services

T: +84 989647782
E: onsm@oshima.vn

G

Call +84 989 64 77 82